Marre de ces réunions mal organisées

Comme moi, vous avez participé (parfois juste fait acte de présence!) à ces réunions interminables, nombreuses, inutiles et sans intérêt.

Où rien de concret ne sort.

Où l’on a la trop fâcheuse impression d’avoir perdu son temps.

Ce qui est d’ailleurs trop souvent le cas…

Est-ce une fatalité ? heureusement NON.

Mais à défaut de révolutionner le monde, commençons déjà par rendre efficaces et productives les réunions que nous devons organiser.

Les faits sont là….

Les cadres passent 27 jours par an en réunion: enquête IFOP et Wisembly en 2018.

Plus d’un tiers des professionnels (37 %) considèrent que les réunions inutiles sont ce qui coûte le plus à leur organisation: étude Doodle de 2019.

Ces professionnels perdent deux heures par semaine selon cette même étude. Et celle-ci a été conduite dans des pays plutôt réputés pour leur efficacité (Etats-Unis, Royaume Uni, Suisse, Allemagne).

Mais dans le même temps, cette enquête révèle que 76 % des professionnels préfèrent les réunions en face à face aux appels téléphoniques ou aux conversations vidéo.

Dont acte. Soyons efficaces! Nous le devons à nos équipes. Et nous managerons mieux.

Justement, comment organiser une réunion efficace 

  • D’abord, en se posant la question de son utilité ;
  • Ensuite, en maîtrisant sa préparation en amont ;
  • Puis, en la conduisant et en l’animant efficacement en respectant quelques principes simples;
  • Enfin, en disposant d’un instrument fiable qui en permet l’exploitation. Sinon, il était inutile de se réunir….

Bref, faire moins de réunions sûrement mais bien mieux organisées!

Oui, mais comment apprendre à organiser et conduire une telle réunion

C’est vrai: cet apprentissage n’est jamais au programme de nos écoles. Peut-être car le corps enseignant n’est pas, non plus, très à l’aise dans l’exercice….

Aussi, je vous propose cette formation d’une demi-journée, qui se veut résolument pratique.

C’est le fruit de mes plus de 35 ans de management et de postes de responsabilité, donc des très (trop?) nombreuses réunions suivies comme participant (5 000 ? 6 000 ? je n’ai jamais vraiment compté) et du bon millier que j’ai dû sûrement organisé.

Que peut-on apprendre

Voici le détail de cette formation articulée en six parties :

Se réunir : pourquoi et comment

  • L’état des lieux et retour d’expérience
  • Faut-il vraiment se réunir ?
  • Quel type de réunion choisir ?

L’importance de la préparation

  • Préparer une réunion
  • Appliquer la méthode du P3QOC
  • Élaborer un ordre du jour

La conduite de réunion

  • Les étapes incontournables
  • L’importance des « livrables »
  • le rôle de l’animateur
  • Le rôle du secrétaire

L’exploitation d’une réunion

  • Élaborer un compte-rendu
  • Valider un compte-rendu
  • Les actions à mener

Se réunir à distance

  • Est-ce finalement si différent?
  • Comment appliquer le P3QOC
  • Maintenir l’attention

Les supports de réunion

  • La documentation en amont
  • Bien réaliser sa présentation
  • Participer pleinement à une réunion

Et concrètement, ça se présente comment

Cette formation peut se dérouler en présentiel, au sein de votre entreprise ou à distance (avec un logiciel de visiophonie comme Zoom par exemple).

Cette formation de quatre heures alterne apports pédagogiques, présentation et utilisation d’outils, exercices et mise en situation.

Le support de cours (au format numérique) et les outils présentés (P3QOC, mémo de l’animateur, canevas de compte-rendu) sont également remis aux participants.

Petite question : Connaissez-vous le coût des réunions que vous organisez

Simple en première approche : multipliez le temps de préparation, de déplacement (éventuel) et de présence de chaque participant par son coût horaire moyen pour l’entreprise.

Multipliez par le nombre de participants.

Ajoutez-y les autres frais annexes: locaux occupés, équipements utilisés, transport, catering,..

Un coût très raisonnable si cette réunion débouche sur une prise de décision qui engage l’équipe pour de nombreux mois ou l’entreprise sur plusieurs années.

Hors de prix si on y parle de la pluie et du beau temps ou si l’on commente les derniers résultats sportifs du Paris Saint-Germain ou du Rugby Club Toulonnais.

Et si en plus, c’est pour terminer simplement par: « on va y réfléchir et on se revoit dans une semaine! ». De l’argent simplement gaspillé!

Chef d’entreprise ou manager: suis-je vraiment concerné

Oui, bien sûr, puisque cette formation s’adresse:

Aux managers et chefs de projet en poste, qui souhaitent améliorer leur pratique en ce domaine. Une réunion efficace est un instrument à maitriser avec de telles responsabilités ;

Aux participants, qui assistent régulièrement à des réunions ou qui y interviennent, afin d’au moins rendre utile leur présence et d’influer l’organisateur par leur bonne attitude  ;

A toutes les personnes susceptibles, à un moment donné, dans un cadre professionnel ou associatif, de tenir la délicate fonction de secrétaire.

Aux futurs managers, qui dans un avenir très proche, auront à organiser et animer une réunion et qui souhaitent découvrir des méthodes pas forcément enseignés.

Vous n’assistez jamais à des réunions? alors, effectivement, ceci ne vous concerne pas.

Vous estimez qu’il faut faire contre mauvaise fortune bon cœur, et qu’on peut continuer ainsi. C’est votre choix et je le respecte. Mais vos collaborateurs? vos collègues? vos partenaires? vos clients? votre hiérarchie? ils en pensent quoi, eux, réellement?

Peut-on faire financer sa formation

Oui, bien sûr. Vous pouvez utilisez vos droits DIF (droit individuel à la formation) ou CPF (compte personnel de formation). Comme tous les autres dispositifs (pôle emploi, ARE, AGEFIPH,…). De même, un employeur peut former plusieurs personnes en même temps.

Conformément à la règlementation, une évaluation du niveau atteint en fin de formation est systématiquement incluse dans cette formation.

De plus, je peux intégrer un autodiagnostic en préambule à la formation.

Et nous sommes datadockés

Peut-on bénéficier de cette formation en e-learning (apprentissage en ligne)

Oui, bien sûr. Cliquez ici et découvrez notre formation flash.

N’hésitez pas à vous renseigner et à demander un devis.

    Consultez nos conditions générales de vente