Les fondamentaux du management quand on débute

Les fondamentaux du management quand on débute

Connaître les fondamentaux du management, se perfectionner comme manager, c’est très bien. Et même absolument indispensable pour toutes celles et tous ceux qui ne veulent pas « aller au travail » tous les matins en renâclant et en traînant les pieds.

Mais il y a tellement de choses à connaitre (savoir par l’étude ou l’expérience). Puis à appréhender (en comprendre le sens). Enfin à maîtriser (savoir utiliser pleinement).

De quoi décourager par moments même les plus valeureux.

Et je m’y prend comment?

Et pourtant ? il va falloir se mettre en route, un pas après l’autre. Pour atteindre l’objectif fixé : être un bon manager, fiable, apprécié et complet.

D’ailleurs, je vous avais donné un « petit truc », un moyen mnémotechnique pour mettre une équipe en marche. le DPIF. On peut aussi se l’appliquer à soi-même. J’y reviendrai à la fin de cet article.

Vous connaissez Kammy Haynes ? Ph.D. (docteur en recherches), c’est une consultante, formatrice et conférencière américaine, actuellement installée en Californie. Elle a notamment publié ses travaux de recherche sur le management : The Management Skills Pyramid

Kammy Haynes, dont je me suis inspiré pour écrire cet article, évoque donc la pyramide des compétences, les fondamentaux du management.

Personnellement, je préfère toujours la dynamique à la statique (vieux souvenirs de prépa ?). J’évoquerai donc plutôt une fusée à plusieurs étages, qui doit vous conduire vers cet objectif.

Chaque compétence à acquérir est un élément constitutif d’un des étages. Un étage ne peut être activé que si l’étage précédent a bien fonctionné dans son intégralité. Et que le mouvement et la puissance impulsés sont conservés.

fusée du management à 4 étages

Le 1er étage : faites le job de base

C’est cet étage qui permet à la fusée de quitter le sol. Ceci nécessite bien sûr une très forte poussée. C’est la maîtrise de cet étage qui vous assure de partir, dans la bonne direction, dans cette quête du bon leadership.

Sortir déjà de la masse des managers passables.

Ce sont les fondamentaux du management. Les appliquer quand on débute, accepter les efforts demandés (la forte poussée) c’est généralement la garantie que votre équipe exécutera correctement les tâches confiées. Et dans le respect des coûts, des délais et de la qualité (ce fameux triangle clé du management de projet).

Donc que vous serez sur la bonne voie.

Manager débutant, attachez-vous à maîtriser au plus tôt ces quatre compétences.

Sachez planifier 

C’est l’étape première, indispensable. Ceux qui l’ignorent ou qui s’en affranchissent délibérément risquent des déconvenues, parfois graves.

La planification permet de déterminer, en amont, les besoins, les délais, les ressources et les investissements nécessaires à la réalisation d’une activité.

Il existe bien sûr plusieurs types de planification, liés à l’ampleur et à la spécificité de la tâche confiée. On ne planifie pas tout à fait de la même façon une sortie de crise et la gestion d’un projet. Ni la mise en place d’une ligne de production ou le lancement d’un nouveau produit.

Il n’empêche. Même si le plan ne peut pas ou plus être suivi à la lettre, la planification permet de se poser d’emblée toutes les bonnes questions et de prévoir des réponses crédibles.

Sachez organiser 

La planification faite, vous devez être capable d’organiser votre équipe, de la structurer et d’établir la manière dont chacun va travailler avec les autres. C’est la mise en œuvre opérationnelle du travail accompli précédemment.

Vous vous devez d’être efficace (faire ce qui doit être fait) et efficient (le faire correctement).

Mais l’organisation ne recouvre pas uniquement l’attribution de tâches – voire de délégations – à chacun de vos collaborateurs. Il s’agit également de songer par exemple à l’échange d’informations (comme les réunions par exemple), aux jalons qui garantiront la cohérence des efforts, à la coopération et la coordination entre membres de l’équipe et vers l’extérieur.

Et cette compétence organisationnelle acquise vous servira tout au long de votre carrière. De jeune chef d’un petit projet à la création d’une nouvelle division au sein de votre entreprise (quelques années plus tard, expérience et cheveux grisonnants compris).

Sachez diriger 

 N’ayez pas peur du mot : diriger.  C’est le travail que votre hiérarchie attend de vous. Diriger, c’est faire réaliser ce que vous avez planifié et organisé. Rien à voir avec l’autoritarisme ou le dirigisme.

Diriger, c’est agir au quotidien, au profit de votre équipe pour que l’action se réalise. C’est certes conseiller ou aider. Mais c’est aussi s’assurer que chacun a bien compris l’objectif visé et son rôle, sa place, sa plus-value dans le dispositif.

Diriger, c’est aussi vérifier que l’équipe (collectivement mais aussi individuellement)  dispose des moyens, des connaissances et des compétences nécessaires à la réalisation des tâches confiées.

Mon conseil. Tirez votre équipe (en direction de l’objectif) plutôt que de la pousser (en donnant juste des ordres en vue d’atteindre le jalon suivant).

Sachez contrôler 

Contrôler : encore un gros mot pour certains. Il signifie juste surveiller la réalisation des tâches et suivre l’avancement des travaux en cours. C’est pourtant la seule manière d’évaluer la progression de l’activité et de mesurer d’éventuels écarts entre ce qui était prévu (ce que vous aviez conçu) et la réalité du moment.

Contrôler votre équipe. C’est ce premier maillon qui vous permet de prendre les mesures nécessaires pour ramener votre projet vers l’objectif visé en cas de divergence, et ce le plus rapidement possible.

Contrôler votre collaborateur. C’est garder la capacité d’évaluer une délégation, de déceler des potentiels, d’identifier des besoins en formation, en soutien, en coaching, de repérer des baisses de motivation ou d’implication. En fait, c’est s’intéresser à la personne, non juste gérer une étiquette sur un panneau.

Le 2ème étage : développez votre équipe

Le deuxième étage d’une fusée donne l’élan indispensable (l’énergie, la puissance) à la poursuite de la mission.  C’est pour nous l’étage de la construction d’une équipe fiable.

Nous allons maintenant dépasser le stade basique, le 1er étage qui garantit que l’équipe exécute correctement sa mission. Et nous pencher sur l’humain, le collaborateur.

Ce sont des compétences généralement baptisées « soft skills », ces qualités souhaitées mais en fait indispensables qui ne dépendent pas des connaissances techniques utiles à l’exercice d’un métier.

Elles ne sont pas aussi nouvelles ou novatrices que certains voudraient le faire croire. Cela fait 60 ans que l’armée américaine s’intéresse au sujet, ce qui n’est pas le cas du monde de l’entreprise et de ses gourous.

Et lors des formations que j’anime, je fais étudier des textes français de la première moitié du XVIIIème siècle ou antérieurs à la 1ère Guerre mondiale, résolument modernes dans leur approche managériale.

Jeune manager, maîtriser ces quatre compétences permet d’accroître l’efficacité et l’esprit d’équipe.

Sachez motiver

Motiver, c’est encourager mon collaborateur à s’engager et à donner le meilleur de lui-même.

On peut motiver de plusieurs manières :

Par la stimulation, l’approche externe illustrée par Taylor. Je motive en payant à la pièce. Plus je produis, plus je gagne.

Par la satisfaction des besoins, une approche interne qui s’appuie sur les travaux de Maslow (encore une histoire de pyramide). Ces besoins sont hiérarchisés, des plus basiques (physiologiques, sécurité) aux plus élevés (appartenance, estime, réalisation).  

Par l’association de principes personnels et d’un environnement particulier. Ce sont les buts poursuivis qui motivent la personne (ambition, défi, désintéressement, honneur, indépendance, ordre, pouvoir, utilité…).

Sachez impliquer

L’implication concerne l’attachement porté à l’organisation, la traduction de l’adhésion forte du collaborateur aux valeurs portées par l’entreprise ou par l’équipe.

Le collaborateur travaille, par choix, mieux et plus que prévu, car sa réussite personnelle passe par l’atteinte des objectifs de l’organisation.

Les valeurs ne sont pas qu’un banal procédé de communication. Ce sont bien ce à croit l’entreprise, des principes qui la distingue d’autres concurrents (principes moraux, sociétaux, de marketing, d’innovation,…).

Sachez former 

La compétence est, avec la motivation, l’élément clé de la performance individuelle. Vous devez donc tout faire pour disposer de collaborateurs compétents, possédant les connaissances fondamentales dont ils ont besoin pour réaliser les missions confiées.

Et le principal levier pour augmenter les compétences, c’est la formation. Mais à la condition expresse de pouvoir ensuite mettre en œuvre ce qui a été appris. C’est bien de former, encore faut-il laisser au collaborateur l’opportunité d’appliquer.

C’est également un excellent facteur de motivation.

J’aime beaucoup cet échange entre un DRH et son patron. Le DRH demande «  « Que se passe-t-il si nous formons les salariés et qu’ils nous quittent ? » et le PDG lui répond « et si nous ne les formons pas et qu’ils restent ?».

Sachez coacher 

Coacher, c’est aider les membres de votre équipe à découvrir comment améliorer leurs performances et leurs comportements afin de favoriser la réussite individuelle et collective.

Souvenez-vous que le verbe anglais « to coach » (entraîner) vient du français coche (la voiture, la diligence). Et le cocher, c’est celui qui conduit les voyageurs d’un point à un autre, mais ce n’est pas celui qui choisit la destination.

On retrouve donc cette idée dans le rôle du manager coach : j’aide mon collaborateur à atteindre ses objectifs, ses buts mais c’est lui qui décide du but à atteindre.

Le 3ème étage : améliorez-vous personnellement

Le troisième étage met la fusée sur orbite ou sur sa trajectoire finale. Après avoir pleinement renforcé vos capacités issues des deux premiers étages, c’est à vous de faire un effort de développement personnel. Si vous gommez quelques travers, vous serez alors plus performant.

Manager prenant votre envol, vous allez aussi devoir faire des efforts.

Sachez vous gérer 

Utiles tant sur le plan professionnel que professionnel, ces qualités s’acquièrent et se travaillent, même si certains ont naturellement plus de facilité que d’autres.

Alors, que faire (liste non exhaustive bien sûr) ?

Faites preuve d’initiative : travaillez sans qu’on vous dise toujours quoi faire. Osez !

Ayez confiance en vous : voyez les choses positivement et dites-vous que vous n’êtes pas arrivés là par hasard. Vous êtes à votre place !

Gérez votre stress : si à petites doses, le stress possède effectivement un effet stimulant, il devient rapidement un handicap paralysant. Et ne déchargez pas votre stress sur votre équipe !

Auto-motivez vous : ce qui marche pour votre collaborateur fonctionne aussi avec vous. Trouvez vos sources de motivation et d’inspiration !

Vivez votre vie, car elle est unique : à vous de trouver puis de maintenir l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. C’est à ce prix que vous pourrez être et durer comme manager.

Sachez gérer votre temps

Prenez le contrôle de votre emploi du temps, car le temps est sûrement l’une des ressources les plus précieuses du manager.

Comme pour l’argent, il faut savoir bien investir et éviter de gaspiller son temps.

Apprenez d’abord à faire le tri entre l’important et l’accessoire, à votre niveau. Faites le tri entre ce que vous êtes le seul en mesure (et en pouvoir) de faire et ce qui pourra et devra être confié à d’autres. Une tâche accessoire pour vous peut être la mission principale (donc importante) d’un membre de votre équipe.

N’oubliez cependant pas ces quelques principes de management :

Le temps passé avec vos collaborateurs, bien utilisé, n’est jamais du temps gaspillé.

Être pleinement manager limite votre indépendance en termes de gestion du temps. Vous perdez en liberté d’organisation et en autonomie.

Vous devez être disponible pour vos collaborateurs comme vous devez vous assurer qu’ils disposent à temps de tout ce qui est nécessaire pour exécuter leurs tâches.

La charge utile : devenez un leader

Toute l’action des différents étages de la fusée a permis à la charge utile d’être au bon endroit, au bon moment, pour remplir correctement son rôle.

Ayez une vision

Dans les écrits de Kammy Haynes et des anglo-saxons, cette dernière partie, le graal du manager, le summum, se nomme leadership. Être leader est donc l’aboutissement, l’étape ultime d’une belle progression dans le management.

Je resterai pour ma part plus pragmatique. Le dernier étage, la capsule de notre fusée, c’est ce que vous pouvez faire de plus, qui rendra votre job (et donc votre équipe) unique.

Il s’agit de donner une vision à l’action : définir où l’on souhaite aller, fixer le cap à long terme et donner de la cohérence à l’ensemble des actions entreprises.

On doit y trouver un souffle, une ambition, de l’audace, de l’aventure pour se démarquer des autres et rendre le challenge motivant.

Passez de l’opérationnel au stratégique

Bien entendu, cette ultime étape offre professionnellement des perspectives intéressantes : des postes de direction, où la prospective, la vision à moyen et long termes, la stratégie sont au cœur des enjeux de ce management stratégique.

Une autre approche du management, après le management opérationnel (les deux premiers niveaux) qui s‘intéresse plus au court terme, à la mise en œuvre, à l’application, à l’exploitation.

De ma longue expérience, et pour être issu d’un milieu où c’est une règle intangible, je reste convaincu qu’on ne peut atteindre ce deuxième niveau de management qu’après avoir été, suffisamment longtemps, un manager opérationnel (et y avoir fait ses preuves, non directement liées au diplôme ou à la formation initiale).  

Comment pouvez-vous passer à l’étage suivant?

Bien sûr, votre propre développement de manager ne se déroulera pas nécessairement de manière aussi linéaire et directe.

Et personne ne vous oblige à atteindre le dernier niveau. Vous serez déjà un manager apprécié en ayant atteint le premier niveau, un bon manager avec les deux premiers et un excellent manager opérationnel après le troisième étage.

Vos formations, vos expériences, votre passé personnel et professionnel vous ont, plus ou moins, initié, dégrossi, perfectionné vis-à-vis de tel ou tel de ces savoirs.

Vous allez donc vraisemblablement naviguer entre ces différentes compétences, ces différents étages. C’est naturel.

Formez vous et pratiquez

Vous devez cependant vous engager à acquérir les compétences et aptitudes manquantes, si possible étage par étage (c’est généralement plus simple). L’approche propose ici permet déjà de faire un bon point de situation, de repérer les éventuelles insuffisances, les manques…

C’est d’ailleurs ce canevas qui me sert de guide dans la création des formations que je développe actuellement, comme dans mes propositions de coaching.

Ensuite, vous devez pratiquer, comme après toute formation ou acquisition d’une nouvelle compétence sans oublier d’entretenir les compétences acquises depuis plus longtemps.

Comme en sport, vous ne serez pas champion d’emblée, mais la pratique régulière et constante permet de bien progresser et d’atteindre un niveau élevé.

En guise de conclusion

Alors, on se met en marche dès maintenant ? voilà mon DPIF à votre intention :

D : En direction du manager leader

: Maîtriser dans un premier temps le 1er étage  

I :  Acquérir les compétences dans l’ordre chronologique :

Planifier / Organiser / Diriger / Contrôler

F : Consacrer 3 heures par semaine au sujet, en …(lisant tel ou tel ouvrage, suivant telle formation, me faisant accompagner dans telle ou telle condition…)

En avant pour acquérir les fondamentaux du management! Bon voyage vers le bon management !

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